Ofte stillede spørgsmål

Svar på de spørgsmål, indkøbsansvarlige, databeskyttelsesrådgivere og IT-afdelinger oftest stiller. Står noget ikke her, så skriv via kontaktsiden.

Om Clex

Hvad er Clex?

Clex er skrivestøtte til kommunal plejedokumentation. Det leveres som systemtastatur på Android og iOS og som browserudvidelse i Chrome og Edge. Plejemedarbejderen får to ting samme sted: plejefaglige ordforslag, mens der skrives, og sætningsforbedring (rettelse og omskrivning), når medarbejderen beder om det. Ordforslagene kommer fra en model, der er trænet på sproget i plejedokumentationen - ikke på det almindelige ordforråd i et telefontastatur. Når notatet er skrevet, retter to modeller på enheden stavningen og skriver notatet om til flydende journalsprog, og medarbejderen accepterer eller afviser hver ændring; undervejs markerer piktogrammer de plejebegreber, Clex genkender. Notatet skrives direkte ind i det journalsystem, personalet allerede bruger.

Hvem står bag Clex?

Clex A/S er et dansk sundhedsteknologiselskab stiftet i 2016 med hovedkontor i København og afdelinger i Kolding og Malmö. Teamet byggede Wizkids, det læse- og skrivestøtteværktøj danske skoler har brugt i mange år, og bruger den samme sprogteknologi til plejedokumentation. På det svenske marked er aftaleparten Clex Sweden AB (org.nr 559544-8001).

Hvem bruger Clex i dag?

Clex bruges dagligt i skandinaviske kommuner i Danmark og Sverige, både i hjemmepleje og plejebolig. Se forsiden for et udvalg af navngivne kommuner.

Data, privatliv og GDPR

Hvilke data sender Clex fra enheden?

Al den tekst, som plejemedarbejderen skriver, bliver på enheden. Skrivefunktionerne - ordforslag, sætningsforbedring (rettelse og omskrivning), tale til tekst, oplæsning og oversættelse - kører lokalt med sprogmodeller, der ligger på enheden eller i browseren. Det, Clex modtager, er et licenstjek og en daglig optælling af, hvor ofte funktionerne blev brugt. Den indeholder hverken tekst, tastetryk eller nogen identifikation af nogen person.

Hvor står jeres servere?

Produktionsinfrastrukturen ligger hos Hetzner Online GmbH i Falkenstein, Tyskland (EU). Al databehandling sker inden for EU.

Skal vi indgå en databehandleraftale med Clex?

Rollerne fordeles pr. behandlingsaktivitet. Den tekst, medarbejderne skriver, behandles på jeres organisations egne enheder og i dens egne browsere og modtages aldrig af Clex, så for den behandling er jeres organisation dataansvarlig, og Clex er softwareleverandør, hverken dataansvarlig eller databehandler. For licensvalidering, de forbindelsesdata, den bærer, og den daglige brugsstatistik er Clex A/S selvstændig dataansvarlig. Hvor Clex behandler personoplysninger efter jeres dokumenterede instruks, for eksempel diagnostisk adgang under en supportsag, er Clex databehandler, og en databehandleraftale er på plads, inden den behandling begynder; når jeres databeskyttelsesrådgiver beder om en databehandleraftale for enhver anden aktivitet, indgår Clex en.

Logges eller overvåges tastetryk?

Nej. Clex indsamler kun en daglig optælling pr. funktion, for eksempel hvor mange sætningsforbedringer der blev accepteret den dag, for at holde tjenesten stabil. En rapport indeholder ingen identifikation af nogen person, enhed eller installation, og ved ankomst bliver tallene lagt sammen til en total for hele organisationen. Ingen tastetryk og ingen fritekst.

Kan alt slettes, når vi afinstallerer Clex?

Ja. På Android, iOS og i Chrome- eller Edge-udvidelsen fjernes alle lokalt lagrede Clex-data ved afinstallation. Appen kan også nulstilles direkte fra menuen. På serversiden opbevares kun samlede tal, der ikke indeholder identifikation af nogen person. De slettes automatisk 24 måneder efter den dag, de beskriver.

Virker Clex offline?

Ja. Ordforslag, sætningsforbedring, oplæsning, tale til tekst og oversættelse kører på enheden og fungerer uden netværk. Der skal netværk til at hente sprogmodeller første gang og til licenstjek; det daglige skrivearbejde afhænger ikke af det.

Udrulning

Hvordan foregår en udrulning?

På Android og iOS udrulles Clex via kommunens eksisterende MDM. Plejemedarbejderen kan også aktivere Clex på en privat enhed via BYOD med en kode fra udrulningsportalen. Clex Web udrulles via GPO på administrerede Chrome- og Edge-browsere. Detaljerede udrulningsvejledninger fås ved henvendelse - kontakt Uffe Gorm Pal Hansen.

Hvordan fungerer licenser?

Licenser administreres pr. kommune. Ved opstart omdanner Clex licensnøglen til et kortvarigt adgangstoken, der typisk er gyldigt i tolv timer, og som identificerer kundeorganisationen - ikke den enkelte bruger. Tokenet indeholder ingen persondata.

Hvilke journalsystemer virker Clex i?

Clex virker i de journalsystemer, skandinaviske kommuner allerede bruger, herunder Lifecare, Cura, Nexus, KMD Care, Treserva, Combine og Procapita. Plejemedarbejderen skriver sit notat direkte i journalsystemet; Clex erstatter ikke journalsystemet.

Sikkerhed og dokumentation

Er der lavet en DPIA for Clex?

Clex har vurderet sin egen behandling (licensdrift, forbindelsesdata, samlet brugsstatistik) og dokumenteret den; Clex skal ikke som leverandør lave en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse for den behandling.

Datatilsynets vejledning behandler indførelsen af et AI-understøttet værktøj i plejen som ny teknologi, der normalt kalder på en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse (DPIA), så de fleste organisationer gennemfører en. Clex’ tekniske dokumentation indeholder den systematiske beskrivelse, oversigten over hvor data bevæger sig hen, de datakategorier, den opbevaring og de foranstaltninger, en DPIA har brug for, og Clex besvarer målrettede spørgsmål fra den, der udarbejder DPIA’en.

Hvordan er Clex klassificeret efter AI-forordningen?

Clex A/S har klassificeret sine produkter efter AI-forordningen (forordning (EU) 2024/1689). Til det tilsigtede formål - skrivestøtte til den medarbejder, der dokumenterer plejen - er Clex ikke et højrisiko-AI-system efter bilag III: det vurderer ingen, træffer ingen afgørelse om nogen borger eller medarbejder og har ingen forbindelse til noget beslutningssystem. Gennemsigtighedskravene i artikel 50 er gennemgået funktion for funktion: rettelse, omskrivning, diktering og oplæsning arbejder på medarbejderens egen tekst, og medarbejderen gennemser og accepterer hver ændring, før den kommer i journalen. Begrundelsen, modellen for menneskeligt tilsyn og støtten til jeres egen pligt til AI-kompetencer står i notatet om klassificering og gennemsigtighed efter AI-forordningen, som er en del af dokumentpakken til kunder.

Hvordan får vi den fulde sikkerheds- og compliance-dokumentation?

Dokumentpakken til kunder (sikkerhedsstyring, sikker udvikling, infrastruktur, driftskontinuitet, databeskyttelse og underdatabehandlere, SLA og GDPR - spørgsmål og svar) fås ved henvendelse. Skriv til Flakron Sojeva for danske kunder, Ron Karlsson for svenske kunder eller Uffe Gorm Pal Hansen for teknisk opfølgning.

Hvad sker der, hvis vi rapporterer en sikkerheds- eller driftshændelse?

Rapporter sendes til Uffe Gorm Pal Hansen. Vi kvitterer inden for to arbejdsdage og oplyser om omfang, alvorlighed og tidsplan for afhjælpning. Formelle procedurer for hændelseshåndtering er beskrevet i dokumentet Forretningskontinuitet, hændelseshåndtering og disaster recovery i kundepakken.

For andre spørgsmål finder du navngivne kontakter pr. marked og emne på kontaktsiden.