Clex' privatlivspolitik

Gældende fra: 21. august 2026

Denne politik dækker de Clex-produkter og -tjenester, der er nævnt i afsnit 2, herunder dette websted. Detaljer om selve webstedsbesøget (adgangslogfiler, kontaktformularen) er også beskrevet i webstedets privatlivspolitik. Tidligere udgaver af politikken er arkiveret: 20. august 2026, 18. august 2026, 11. august 2026 og 4. august 2026.

1. Hvem vi er

Denne privatlivspolitik er udstedt af Clex A/S, et dansk selskab (CVR 37750840) med registreret adresse på Ewaldsgade 9, 1., 2200 København N.

Clex udvikler sprogteknologisk skrivestøtte til plejesektoren. Politikken beskriver, hvordan vi håndterer oplysninger, når du bruger vores produkter og tjenester.

2. Omfang

Politikken dækker alle Clex-produkter og Clex-webstedet:

Produkterne er designet til professionelle omsorgsmedarbejdere, der dokumenterer plejeopgaver i deres organisations EOJ-system (elektronisk omsorgsjournal).

Hvert produkt har sin egen, mere detaljerede privatlivspolitik, som beskriver det felt for felt: Privatlivspolitik, Clex Keyboard til Android, Privatlivspolitik, Clex Keyboard til iOS og Privatlivspolitik, Clex Web. Hvis denne politik og en platformspolitik beskriver den platform forskelligt, er det platformspolitikken, der er den rigtige.

3. Vores tilgang til privatliv

Clex-produkterne er bygget på en arkitektur med lokal databehandling og privatliv som grundprincip:

• Den fritekst, du skriver, bliver på din enhed eller i din browser. Den bliver ikke sendt til Clex, og intet endepunkt i produkterne tager imod fritekst.
• Ordforslag, sætningsforslag, sætningsrettelse, oversættelse, tale til tekst og oplæsning kører alt sammen lokalt med sprogmodeller, der ligger på enheden eller i browseren.
• Det, der forlader enheden, er et licenstjek, en daglig optælling af, hvor meget funktionerne bliver brugt, og forespørgsler efter modelfiler. Afsnit 4 nævner hver af dem.
• Tastetryk logges, overvåges eller sendes ikke på noget tidspunkt.

Om advarslen ved aktivering af tastaturet. Når du aktiverer Clex Keyboard på Android eller iOS, viser styresystemet en standardadvarsel om, at tastaturet muligvis kan indsamle alt, hvad du skriver, herunder adgangskoder og kreditkortnumre. Advarslen vises for alle tredjepartstastaturer og er ikke specifik for Clex. Vi vil gerne være tydelige: Clex Keyboard indsamler, gemmer eller sender ikke noget af det, du skriver. Al tekstbehandling sker lokalt på din enhed. Hverken tastetryk, adgangskoder eller andet indhold forlader din enhed via Clex.

4. Hvilke data behandles

4.1 Licens og aktivering

Organisationens licensnøgle eller aktiveringskode og appversionen sendes til Clex’ licenstjeneste, når produktet aktiveres, og når licensen valideres. Tjenesten returnerer et adgangstoken, der indeholder organisationsidentifikatoren og ingen persondata om slutbrugere. Clex opbevarer en licensregistrering i kundeaftalens løbetid.

4.2 Brugsstatistik

For at holde produkterne stabile og vide, hvilke funktioner der bliver brugt, sender hver app og browserudvidelse én rapport pr. dag, produktet bliver brugt. En rapport indeholder: den kalenderdag, den beskriver, app- eller udvidelsesversionen forkortet til de to første tal, tastatur- eller skrivesproget (dansk, svensk, engelsk eller tysk; alle andre sprog indberettes som “none”), tre faste betegnelser, der angiver rapportformatet, produktet og platformen, et tilfældigt rapportnummer og en række tællere, som hver registrerer, hvor mange gange en funktion blev brugt eller fejlede den dag.

En rapport indeholder aldrig det, du har skrevet, hvilken app eller hvilket websted du skrev i, noget klokkeslæt eller noget tegnantal. Svartider indberettes som antal inden for faste intervaller, aldrig som enkeltmålinger. Når en rapport ankommer, bliver tallene lagt oven i en løbende dagstotal for din organisation, og rapporten selv bliver ikke gemt.

En brugsrapport indeholder ingen identifikator for en person, bruger, enhed, installation eller session. Den indeholder et tilfældigt rapportnummer, der er dannet til netop den ene rapport og kun bruges til at kassere dubletter, og den sendes med din organisations adgangstoken, så Clex kan se, hvilken organisation tællingerne hører til. Rapportnummeret kan ikke forbinde rapporter fra forskellige dage eller enheder; det slettes senest 15 dage efter, at rapporten er modtaget. Clex’ tjeneste bruger kun adgangstokenet til at læse den organisationsidentifikator, det bærer; selve tokenet gemmes ikke og logges ikke.

Brugsstatistikken er samlet: den tælles pr. organisation og kalenderdag og indeholder ingen identifikator for en person, en enhed eller en installation. Clex læser den kun som samlede tal pr. organisation, kun internt og kun med en intern adgangsnøgle; opdelingerne på sprog og appversion returneres aldrig af læsegrænsefladen. En organisation kan bede om sine egne tal; Clex leverer da kun samlede tal pr. organisation. Clex bruger ikke brugsstatistik til at overvåge, vurdere eller sanktionere enkelte medarbejdere, til at træne modeller eller til at markedsføre over for enkeltpersoner, og kombinerer den ikke med supportsager, adgangslogfiler eller andre data. Clex opbevarer samlede tal pr. organisation i 24 måneder. Indstillingen for statistik i appen er tilgængelig for alle brugere på Android, iOS og i Clex Web.

Platformspolitikkerne beskriver rapporterne felt for felt. Du kan til enhver tid slå brugsstatistikken fra i appens indstillinger på Android og iOS og på udvidelsens indstillingsside i Clex Web; rapporter, der endnu ikke er sendt, slettes, når du gør det.

4.3 Download af modeller og sprog

De sprogmodeller, der gør lokal behandling mulig, leveres gennem edge-netværket fra Clex’ servere, første gang et sprog eller en funktion bliver brugt, og når modellerne bliver opdateret. Forespørgslerne indeholder hverken konto eller licens; som enhver anden netværksforbindelse bærer de enhedens IP-adresse, så længe forbindelsen varer (se afsnit 4.6).

4.4 Lokale funktioner (ingen brugertekst sendes)

Følgende funktioner kører lokalt på din enhed eller i din browser. Der sendes ingen brugertekst til Clex eller tredjeparter for disse funktioner:

• Ordforslag – kører lokalt på alle platforme.
• Sætningsforslag og sætningsrettelse – kører lokalt på alle platforme med sprogmodeller, der ligger på enheden eller i browseren.
• Oversættelse – kører lokalt på alle platforme. Sprogressourcer hentes én gang ved første brug og caches på enheden.
• Oplæsning – kører lokalt på alle platforme med talemotorer, der fungerer offline.
• Tale til tekst – kører lokalt på alle platforme. Det, du siger, bliver omsat til tekst af en talemodel, der ligger på enheden eller i browseren, og sat ind som tekst dér, hvor du skriver. Lyden holdes kun i hukommelsen, mens den bliver omsat: den bliver aldrig gemt, aldrig uploadet og aldrig sendt til platformens egen taletjeneste. Mikrofontilladelsen er valgfri, og hvert produkt virker fuldt ud uden den.

Om mikrofonen. På Android og i Clex Web bruges mikrofonen kun, mens du optager. På iOS holder Clex-appen mikrofonsessionen åben mellem dine optagelser, mens diktering er slået til i appen, så tastaturet kan starte en optagelse, mens du er i en anden app; lyd, der kommer ind, når du ikke optager, kasseres, efterhånden som den kommer, og bliver hverken analyseret, gemt eller sendt. Du kan til enhver tid slå diktering fra i Clex-appen. Detaljerne står i privatlivspolitikken for iOS.

Ingen brugertekst indgår i downloads eller netværkskald i forbindelse med disse funktioner.

Modellerne er statiske: de lærer ikke af det, der skrives, dikteres eller læses op, og opdateres kun som versionerede filer fra Clex. Maskingenereret tekst kan indeholde fejl. Et forslag kommer kun ind i teksten, når medarbejderen accepterer det, og det forbliver medarbejderens ansvar at kontrollere det fagligt, før notatet gemmes; journalen er medarbejderens, ikke modellens.

4.5 Clex-webstedet (clex.ai)

Webstedet er designet med samme privatlivsfokus som produkterne:

• Én cookie, strengt nødvendig. Webstedet sætter en enkelt førstepartscookie, der gemmer dit sprogvalg, som beskrevet i cookiepolitikken. Der vises intet samtykkebanner, fordi strengt nødvendige cookies ikke kræver samtykke, og der er ingen andre cookies.
• Ingen sporing eller analyse. Webstedet bruger hverken Google Analytics, Facebook Pixel eller andre sporings- eller analysetjenester. Ingen besøgsadfærd registreres eller profileres.
• Ingen eksterne scripts. Al JavaScript hostes af os selv. Der indlæses ingen tredjepartsscripts i din browser.
• Ingen eksterne skrifttyper. Alle skrifttyper hostes af os selv. Der sendes ingen forespørgsler til Google Fonts eller andre eksterne skrifttjenester.
• Ingen lokal lagring. Webstedet bruger ikke browserens localStorage eller sessionStorage.

Kontaktformular. Webstedet har en frivillig kontaktformular. Når du sender formularen, leveres oplysningerne (navn, e-mail og besked) som e-mail til den relevante Clex-markedskontakt og bruges kun til at besvare din henvendelse. Data bruges ikke til markedsføring, profilering eller andre formål. Botkontrollen (proof-of-work) kører i din browser og sætter ingen cookies. Kontaktformulardata er omfattet af retsgrundlaget i afsnit 6.

4.6 IP-adresser og netværkslogfiler

Enhver netværksforbindelse bærer nødvendigvis enhedens IP-adresse, så længe forbindelsen varer. Clex’ licenstjeneste og tjeneste til brugsstatistik læser eller gemmer den ikke, og de gemmer ikke browser- eller enhedssignaturer. Det edge-netværk, der leverer modelfiler og ligger foran Clex’ tjenester, skriver sine adgangslogfiler med den sidste del af adressen fjernet (sidste oktet af en IPv4-adresse, værtsdelen af en IPv6-adresse); disse logfiler opbevares i 72 timer rullende hos edge-leverandøren og videresendes eller arkiveres ikke. Endepunktet til brugsstatistik har edge-logning slået fra. Clex’ egne servere fører ingen adgangslog pr. forespørgsel.

5. Hvad vi ikke indsamler

Gennem produkterne (apps og udvidelse) indsamler Clex ikke:

• Tekst, du skriver eller dikterer i EOJ-systemer eller andre programmer
• Navnet på den app eller det websted, du skriver i
• Tastetryk, tastetryks-timing eller indtastningsmønstre
• Persondata som navne, adresser, telefonnumre eller helbredsoplysninger om nogen person
• Lydoptagelser, fotos eller andet brugergenereret indhold
• Oplysninger fra de EOJ-systemer, hvor teksten indtastes
• Enhedens kontakter, opkaldslister eller browserhistorik
• Brugshændelser på individniveau eller stack traces fra nedbrud
• Nogen identifikator for en person, bruger, enhed, installation eller session i en brugsrapport (afsnit 4.2)

6. Roller og behandlingshjemler

Hvem er ansvarlig for hvad. Rollerne fordeles pr. behandlingsaktivitet.

• De notater, beskeder og anden tekst, som medarbejderne skriver, dikterer eller får læst op, behandles på organisationens egne enheder og i dens egne browsere og modtages aldrig af Clex. For den behandling er organisationen dataansvarlig, præcis som for al anden tekst, medarbejderne skriver, og Clex er softwareleverandør, hverken dataansvarlig eller databehandler.
• For licensvalidering og aktivering, for de forbindelsesdata, disse forespørgsler bærer, og for den daglige brugsstatistik bestemmer Clex A/S formålet og midlerne og er derfor selvstændig dataansvarlig. Hetzner Online GmbH og BunnyWay d.o.o. behandler disse data for Clex A/S som databehandlere. På det svenske marked er Clex Sweden AB aftalepart; Clex A/S er fortsat dataansvarlig.
• Hvor Clex behandler personoplysninger efter en organisations dokumenterede instruks, for eksempel hvis organisationen giver Clex diagnostisk adgang under en supportsag, er Clex databehandler for den aktivitet, og en databehandleraftale efter artikel 28 er på plads, inden den behandling begynder. Clex leverer et overblik pr. aktivitet på anmodning; når organisationens databeskyttelsesrådgiver beder om en databehandleraftale for enhver anden aktivitet, indgår Clex en.

Fordi Clex-produkterne er designet til at undgå behandling af persondata på serversiden, er omfanget af databehandling, der kræver et retsgrundlag, begrænset:

Clex’ interesseafvejning for disse aktiviteter kan rekvireres hos Clex. De medarbejdere, der bruger Clex, er normalt ikke part i aftalen mellem deres organisation og Clex, og derfor bygger Clex ikke på artikel 6, stk. 1, litra b, for dem. Organisationens egen behandlingshjemmel for det dokumentationsarbejde, Clex hjælper med, er den, organisationen allerede har til det arbejde; Clex tilføjer intet nyt formål.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen af dine kontaktformulardata og bede os slette dem ved at skrive til os.

Clex foretager ingen automatiske afgørelser eller profilering som defineret i GDPR artikel 22. Produkterne foreslår udkast til sætninger og rettelser, som bliver lavet på enheden, og det er omsorgsmedarbejderen, der læser og afgør, om et forslag skal bruges. Der træffes ingen automatiske afgørelser om enkeltpersoner, og der oprettes ingen personprofiler.

7. Videregivelse af data og databehandlere

Vi hverken sælger, udlejer eller handler med persondata. Følgende leverandører indgår i leveringen af tjenesten:

Apperne distribueres via Google Play, Apple App Store og Chrome Web Store (Clex Web kører også i Microsoft Edge). Google, Apple og Microsoft behandler konto-, enheds- og downloaddata til deres egne butiks- og browsertjenester efter deres egne vilkår; den behandling er ikke en del af Clex’ tjeneste, og Clex modtager intet af den.

Bortset fra de databehandlere og de distributører, der er nævnt ovenfor, modtager ingen anden tjeneste data fra Clex-produkterne i normal drift. Komponenter på enheden behandler data lokalt og sender ikke data til eksterne parter.

8. Infrastruktur og datalagring i EU

Clex’ tjenester kører på servere, der drives af Hetzner Online GmbH i Tyskland. Foran dem ligger et edge-netværk, der drives af BunnyWay d.o.o. (Slovenien), og som leverer model- og sprogfiler, beskytter tjenesterne mod angreb og besvarer DNS-forespørgsler; det er konfigureret til udelukkende at føre trafikken inden for EU. Begge selskaber behandler data for Clex som databehandlere efter skriftlige aftaler. Alt, hvad Clex administrerer, behandles inden for EU.

Hovedpunkter:

• Ingen data, som Clex administrerer, overføres til behandling uden for EU; Google, Apple og Microsoft behandler deres egne butiks- og browserdata efter deres egne vilkår.
• Trafik dirigeres kun gennem europæiske edge-punkter, og edge-netværket skriver sine adgangslogfiler med den sidste del af den besøgendes IP-adresse fjernet; afsnit 4.6 beskriver netværkslogningen fuldt ud.
• Arkitekturen er designet til at minimere eksterne afhængigheder og holde al serverbehandling inden for EU.

9. Datasikkerhed

Al kommunikation mellem Clex-produkterne og Clex’ servere er krypteret undervejs. Serverinfrastrukturen er beskyttet med branchens standardsikkerhedskontroller.

Vi anvender kommercielt rimelige sikkerhedsforanstaltninger, men ingen elektronisk transmission eller lagring er fuldstændig sikker. Vi kan ikke garantere absolut sikkerhed, men vi designer vores systemer, så mængden af eksponerede data minimeres fra starten.

10. Opbevaring af data

• Tekst, du skriver, dikterer eller får læst op, holdes kun i hukommelsen på enheden eller i browseren og kasseres, når feltet eller sessionen slutter. Den ligger aldrig på Clex’ servere, for den bliver aldrig sendt dertil.
• En ikke-afsendt daglig rapport bliver på enheden eller i browseren, indtil den er uploadet, højst 14 dage, og slettes straks, hvis du slår statistikken fra.
• En modtaget daglig rapport valideres og lægges til organisationens samlede tal ved modtagelsen; den enkelte rapport gemmes ikke.
• Rapportnummeret, der bruges til at kassere dubletter, opbevares højst 15 dage efter, at rapporten er modtaget.
• Organisationens daglige samlede tal indeholder ingen identifikator for nogen person og slettes 24 måneder efter den dag, de beskriver, og tidligere, hvis organisationen beder om det, eller aftalen ophører.
• Registreringer af licensvalidering opbevares i kundeaftalens løbetid.
• Edge-adgangslogfiler opbevares i 72 timer rullende, med den sidste del af IP-adressen fjernet, og videresendes eller arkiveres ikke.
• Serverbackups af licens- og statistikdata er krypterede, ligger i EU og er under Clex’ kontrol. En slettet post er ude af de nyeste backups inden for 48 timer og ude af alle backups inden for 72 dage.
• Kontaktformularhenvendelser opbevares, så længe det er nødvendigt for at besvare og følge op på henvendelsen, og slettes derefter.

11. Dine rettigheder efter GDPR

Når betingelserne i GDPR er opfyldt, har du ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af samt begrænsning af behandlingen af personoplysninger om dig, og ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på artikel 6, stk. 1, litra f; den enkleste måde at gøre indsigelse mod brugsstatistikken på er at slå den fra i indstillingerne. Retten til dataportabilitet gælder kun behandling baseret på samtykke eller kontrakt; af Clex’ egen behandling hviler kun kontaktformularen på webstedet på kontrakt, og du kan bede os om en kopi af det, du har sendt gennem den. Fordi brugsstatistik tælles pr. organisation og ikke indeholder nogen identifikator for en person, kan Clex ikke slå oplysninger om en enkeltperson op i den (artikel 11); din organisation kan bede Clex om at slette alle samlede tal, der tilhører den. Kontakt: Send e-mail. Du kan også klage til Datatilsynet (eller i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten).

Du har også ret til at klage til din tilsynsmyndighed:

11.1 Særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9)

Clex er udviklet som læse- og skrivestøtte, og det udrulles til hele teams og bruges af personer både med og uden læse- eller skrivevanskeligheder. Clex spørger ikke om, registrerer ikke og udleder ikke en diagnose, og brugsstatistikken knyttes aldrig til en person, en enhed eller en installation, så Clex kan ikke udlede noget om en enkeltperson af den. Hvis din organisation selv knytter brugen af Clex til en navngiven medarbejder, for eksempel som en aftalt arbejdspladstilpasning, er det din organisations egen behandling, og din organisation vurderer sin behandlingshjemmel efter artikel 6 og, hvor det er relevant, artikel 9. At der tælles pr. organisation, at der kun læses samlede tal pr. organisation, og at rapportnummeret har kort levetid, er sikkerhedsforanstaltninger, ikke en behandlingshjemmel.

12. Børns privatliv

Clex-produkterne er designet til professionelle omsorgsmedarbejdere i en organisatorisk sammenhæng. De er ikke tiltænkt børn. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger fra børn under 16 år.

13. Ændringer af politikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden. Når vi gør det, opdaterer vi datoen øverst og offentliggør den reviderede udgave på vores websted. Tidligere udgaver forbliver tilgængelige: udgaven, der var gældende fra 20. august 2026, er arkiveret her, udgaven fra 18. august 2026 her, udgaven fra 11. august 2026 her, og udgaven fra 4. august 2026 her. Vi opfordrer dig til at gennemgå politikken med jævne mellemrum.

14. Kontakt

Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til, hvordan vi håndterer data, er du velkommen til at kontakte os: