Häufig gestellte Fragen

Die Fragen, die Vergabestellen, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen am häufigsten stellen. Fehlt etwas, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Über Clex

Was ist Clex?

Clex ist Schreibunterstützung für die kommunale Pflegedokumentation. Clex ist als Systemtastatur für Android und iOS sowie als Browser-Erweiterung für Chrome und Edge verfügbar. Die Tastatur bietet der Pflegekraft zwei Funktionen: pflegefachliche Wortvorschläge über der Tastatur - auf den Wortschatz der Pflege abgestimmt, keine allgemeinen Handy-Vorschläge - und, sobald Clex genügend Pflegebegriffe im eingetippten Text erkennt, einen vollständigen piktogrammgestützten Satzvorschlag darunter - sprachlich passend formuliert, mit eigens gestalteten Piktogrammen neben den erkannten Pflegebegriffen. Der Eintrag wird direkt im Dokumentationssystem gespeichert, das das Team bereits nutzt.

Wer steht hinter Clex?

Clex A/S ist ein 2016 gegründetes dänisches Unternehmen für Gesundheitstechnologie mit Hauptsitz in Kopenhagen und Niederlassungen in Kolding und Malmö. Das Team hat Wizkids entwickelt - die Leseunterstützung, die dänische Schulen seit Jahren einsetzen - und diese Sprachtechnologie auf die Pflegedokumentation angewendet. Clex Sweden AB (org.nr 559544-8001), Schweden.

Wer nutzt Clex heute?

Clex ist täglich in skandinavischen Kommunen in Dänemark und Schweden im Einsatz, sowohl in der ambulanten Pflege als auch in stationären Einrichtungen. Eine Auswahl namentlich genannter Kommunen finden Sie auf der Startseite.

Daten, Datenschutz und DSGVO

Welche Daten sendet Clex vom Endgerät?

Der gesamte Text, den die Pflegekraft tippt, verbleibt auf dem Endgerät. Beim Abruf eines Satzvorschlags werden ausschließlich Piktogramm-Kennungen und der ausgewählte Sprachcode an die Clex-API gesendet. Kein Freitext, keine Tastenanschläge, keine personenbezogenen Daten.

Wo stehen Ihre Server?

Die Produktionsinfrastruktur läuft bei Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland (EU). Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Clex?

In der Regel nein. Da Clex keine personenbezogenen Daten erhält - nur Piktogramm-Kennungen und Sprachcodes - bleibt die Kommune alleinige Verantwortliche für das, was auf dem Endgerät eingegeben wird, und es ist für diese Datenverarbeitung kein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Wenn Ihr Datenschutzbeauftragter das in Ihrem Haus anders beurteilt, schließen wir auf Anfrage gern einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Werden Tastenanschläge protokolliert oder überwacht?

Nein. Clex erhebt ausschließlich aggregierte, anonymisierte Betriebskennzahlen (zum Beispiel die Zahl akzeptierter Satzvorschläge pro Tag), damit der Dienst störungsfrei läuft. Gerätekennungen werden als Hashwerte gespeichert. Keine Tastenanschläge, kein Freitext, keine personenbezogenen Daten.

Lässt sich alles löschen, wenn wir Clex deinstallieren?

Ja. Auf Android, iOS und in der Chrome- oder Edge-Erweiterung werden mit der Deinstallation alle lokal gespeicherten Clex-Daten entfernt. Die App bietet zusätzlich eine Funktion zum Zurücksetzen. Auf dem Server werden ausschließlich anonymisierte, nicht personenbezogene Kennzahlen mit kurzer Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Funktioniert Clex offline?

Weitgehend ja. Wortvorschläge, Sprachausgabe und Übersetzung laufen auf dem Endgerät und funktionieren ohne Netzwerk. Satzvorschläge aus Piktogrammen nutzen derzeit die Clex-API per HTTPS und benötigen daher eine Netzwerkverbindung, solange diese Funktion aktiv ist; der eingegebene Text verlässt das Gerät dabei nie.

Einführung

Wie läuft eine Einführung ab?

Auf Android und iOS wird Clex über das bestehende MDM der Kommune auf die verwalteten Endgeräte der Kommune ausgerollt. Pflegekräfte können Clex auch per BYOD auf einem privaten Gerät aktivieren, mit einem Code aus dem Aktivierungsportal. Für Clex Web wird die Browser-Erweiterung per GPO in verwalteten Chrome- und Edge-Umgebungen ausgerollt. Ausführliche Einführungsanleitungen erhalten Sie auf Anfrage - wenden Sie sich an Uffe Gorm Pal Hansen.

Wie funktioniert die Lizenzierung?

Die Lizenz wird pro Kommune verwaltet. Beim Start prüft Clex den Lizenzschlüssel und erhält ein befristetes Sitzungstoken, das in der Regel etwa zwölf Stunden gültig ist und die Kundenorganisation identifiziert - nicht den einzelnen Nutzer. Das Token enthält keine personenbezogenen Daten.

In welchen Dokumentationssystemen funktioniert Clex?

Clex arbeitet mit den Dokumentationssystemen, die skandinavische Kommunen bereits einsetzen, darunter Lifecare, Cura, Nexus, KMD Care, Treserva, Combine und Procapita. Die Pflegekraft schreibt den Eintrag direkt im Dokumentationssystem; Clex ersetzt das Dokumentationssystem nicht.

Sicherheit und Dokumentation

Wurde eine DSFA/DPIA für Clex durchgeführt?

Wir haben eine interne rechtliche und technische Bewertung abgeschlossen, die zu dem Ergebnis kommt, dass Clex als Anbieter keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Eine vollständige DSFA ist für diese Architektur in der Regel nicht erforderlich. Kommt Ihre Organisation dennoch zu dem Schluss, dass eine DSFA angemessen ist, stellen wir die entsprechenden Unterlagen gern zur Verfügung und stehen Ihnen dabei beratend zur Seite.

Wie erhalten wir die vollständige Sicherheits- und Compliance-Dokumentation?

Die Kundenunterlagen sind auf Anfrage erhältlich. Wenden Sie sich an Flakron Sojeva für dänische Kunden, Ron Karlsson für schwedische Kunden oder Uffe Gorm Pal Hansen für technische Fragen.

Was passiert, wenn wir eine Sicherheitslücke oder Betriebsstörung melden?

Bitte richten Sie Meldungen an Uffe Gorm Pal Hansen. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von zwei Werktagen und geben Auskunft über Umfang, Schweregrad und voraussichtliche Behebungsdauer. Die geregelten Abläufe zum Störungsmanagement sind im Dokument Business Continuity, Incident Response and Disaster Recovery im Kundenpaket beschrieben.

Auf der Kontaktseite finden Sie zuständige Ansprechpartner nach Markt und Thema.