Häufig gestellte Fragen

Die Fragen, die Vergabestellen, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen am häufigsten stellen. Fehlt etwas, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.

Über Clex

Was ist Clex?

Clex ist Schreibunterstützung für die kommunale Pflegedokumentation. Clex ist als Systemtastatur für Android und iOS sowie als Browser-Erweiterung für Chrome und Edge verfügbar. Die Tastatur bietet der Pflegekraft zwei Funktionen: pflegefachliche Wortvorschläge beim Tippen - auf den Wortschatz der Pflege abgestimmt, keine allgemeinen Handy-Vorschläge - und Satzkorrektur und Umformulierung auf Wunsch. Steht die Notiz, korrigieren zwei Modelle auf dem Gerät die Rechtschreibung und formulieren die Notiz in flüssige Dokumentationssprache um; die Pflegekraft übernimmt oder verwirft jede Änderung, und Piktogramme markieren dabei die Pflegebegriffe, die Clex erkennt. Der Eintrag wird direkt im Dokumentationssystem gespeichert, das das Team bereits nutzt.

Wer steht hinter Clex?

Clex A/S ist ein 2016 gegründetes dänisches Unternehmen für Gesundheitstechnologie mit Hauptsitz in Kopenhagen und Niederlassungen in Kolding und Malmö. Das Team hat Wizkids entwickelt - die Leseunterstützung, die dänische Schulen seit Jahren einsetzen - und diese Sprachtechnologie auf die Pflegedokumentation angewendet. Auf dem schwedischen Markt ist die Clex Sweden AB (org.nr 559544-8001) Vertragspartnerin.

Wer nutzt Clex heute?

Clex ist täglich in skandinavischen Kommunen in Dänemark und Schweden im Einsatz, sowohl in der ambulanten Pflege als auch in stationären Einrichtungen. Eine Auswahl namentlich genannter Kommunen finden Sie auf der Startseite.

Daten, Datenschutz und DSGVO

Welche Daten sendet Clex vom Endgerät?

Der gesamte Text, den die Pflegekraft tippt, verbleibt auf dem Endgerät. Die Schreibfunktionen - Wortvorschläge, Satzkorrektur und Umformulierung, Spracheingabe, Vorlesen und Übersetzung - laufen lokal, mit Sprachmodellen, die auf dem Gerät oder im Browser liegen. Was Clex erhält, sind eine Lizenzprüfung und eine tägliche Zählung, wie oft die Funktionen genutzt wurden. Sie enthält keinen Text, keine Tastenanschläge und keine Kennung für irgendeine Person.

Wo stehen Ihre Server?

Die Produktionsinfrastruktur läuft bei Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland (EU). Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Clex?

Die Rollen werden je Verarbeitungstätigkeit zugeordnet. Der Text, den Pflegekräfte schreiben, wird auf den eigenen Geräten und in den eigenen Browsern Ihrer Organisation verarbeitet und erreicht Clex nie; für diese Verarbeitung ist Ihre Organisation Verantwortliche, und Clex ist Softwareanbieter, weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter. Für die Lizenzvalidierung, die dabei anfallenden Verbindungsdaten und die tägliche Nutzungsstatistik ist die Clex A/S unabhängiger Verantwortlicher. Wo Clex personenbezogene Daten auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeitet, etwa bei diagnostischem Zugriff während eines Supportfalls, handelt Clex als Auftragsverarbeiter, und dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, bevor diese Verarbeitung beginnt; wenn Ihr Datenschutzbeauftragter einen Auftragsverarbeitungsvertrag für eine andere Tätigkeit anfordert, schließt Clex ihn ab.

Werden Tastenanschläge protokolliert oder überwacht?

Nein. Clex erhebt nur eine tägliche Zählung je Funktion (zum Beispiel, wie viele Satzkorrekturen an dem Tag übernommen wurden), damit der Dienst störungsfrei läuft. Ein Bericht enthält keine Kennung für eine Person, ein Gerät oder eine Installation, und bei der Ankunft werden seine Zahlen zu einer Summe für die gesamte Organisation addiert. Keine Tastenanschläge, kein Freitext.

Lässt sich alles löschen, wenn wir Clex deinstallieren?

Ja. Auf Android, iOS und in der Chrome- oder Edge-Erweiterung werden mit der Deinstallation alle lokal gespeicherten Clex-Daten entfernt. Die App bietet zusätzlich eine Funktion zum Zurücksetzen. Auf dem Server werden ausschließlich aggregierte Zahlen gespeichert, die keine Kennung für eine Person enthalten. Sie werden 24 Monate nach dem Tag, den sie beschreiben, automatisch gelöscht.

Funktioniert Clex offline?

Ja. Wortvorschläge, Satzkorrektur und Umformulierung, Sprachausgabe, Spracheingabe und Übersetzung laufen auf dem Endgerät und funktionieren ohne Netzwerk. Eine Verbindung ist nötig, um Sprachmodelle beim ersten Gebrauch herunterzuladen, und für Lizenzprüfungen; das tägliche Schreiben hängt nicht davon ab.

Einführung

Wie läuft eine Einführung ab?

Auf Android und iOS wird Clex über das bestehende MDM der Kommune auf die verwalteten Endgeräte der Kommune ausgerollt. Pflegekräfte können Clex auch per BYOD auf einem privaten Gerät aktivieren, mit einem Code aus dem Aktivierungsportal. Für Clex Web wird die Browser-Erweiterung per GPO in verwalteten Chrome- und Edge-Umgebungen ausgerollt. Ausführliche Einführungsanleitungen erhalten Sie auf Anfrage - wenden Sie sich an Uffe Gorm Pal Hansen.

Wie funktioniert die Lizenzierung?

Die Lizenz wird pro Kommune verwaltet. Beim Start prüft Clex den Lizenzschlüssel und erhält ein kurzlebiges Zugriffstoken, das in der Regel etwa zwölf Stunden gültig ist und die Kundenorganisation identifiziert - nicht den einzelnen Nutzer. Das Token enthält keine personenbezogenen Daten.

In welchen Dokumentationssystemen funktioniert Clex?

Clex arbeitet mit den Dokumentationssystemen, die skandinavische Kommunen bereits einsetzen, darunter Lifecare, Cura, Nexus, KMD Care, Treserva, Combine und Procapita. Die Pflegekraft schreibt den Eintrag direkt im Dokumentationssystem; Clex ersetzt das Dokumentationssystem nicht.

Sicherheit und Dokumentation

Wurde eine DSFA/DPIA für Clex durchgeführt?

Clex hat die eigene Verarbeitung (Lizenzbetrieb, Verbindungsdaten, aggregierte Nutzungsstatistik) bewertet und dokumentiert; eine Datenschutz-Folgenabschätzung auf Anbieterseite ist für diese Verarbeitung nicht erforderlich.

Die Leitlinien von Datatilsynet behandeln die Einführung eines KI-gestützten Werkzeugs in der Pflege als neue Technologie, die in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erfordert; die meisten Organisationen führen deshalb eine durch. Die technische Dokumentation von Clex enthält die systematische Beschreibung, die Datenflüsse, die Datenkategorien, die Aufbewahrung und die Maßnahmen, die eine DSFA benötigt, und Clex beantwortet gezielte Fragen der Person, die die Folgenabschätzung erstellt.

Wie ist Clex nach der KI-Verordnung eingestuft?

Die Clex A/S hat ihre Produkte nach der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) eingestuft. Für die Zweckbestimmung - Schreibunterstützung für die Person, die die Pflege dokumentiert - ist Clex kein Hochrisiko-KI-System nach Anhang III: Es bewertet niemanden, entscheidet nichts über Bürgerinnen, Bürger oder Beschäftigte und hat keine Schnittstelle zu einem Entscheidungssystem. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 sind Funktion für Funktion geprüft: Korrektur, Umformulierung, Diktat und Vorlesen arbeiten am eigenen Text der Pflegekraft, und die Pflegekraft prüft und übernimmt jede Änderung, bevor sie in die Dokumentation gelangt. Die Begründung, das Modell der menschlichen Aufsicht und die Unterstützung für Ihre eigenen Pflichten zur KI-Kompetenz stehen im Memorandum zur Einstufung und Transparenz nach der KI-Verordnung, das Teil der Kundenunterlagen ist.

Wie erhalten wir die vollständige Sicherheits- und Compliance-Dokumentation?

Die Kundenunterlagen sind auf Anfrage erhältlich. Wenden Sie sich an Flakron Sojeva für dänische Kunden, Ron Karlsson für schwedische Kunden oder Uffe Gorm Pal Hansen für technische Fragen.

Was passiert, wenn wir eine Sicherheitslücke oder Betriebsstörung melden?

Bitte richten Sie Meldungen an Uffe Gorm Pal Hansen. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von zwei Werktagen und geben Auskunft über Umfang, Schweregrad und voraussichtliche Behebungsdauer. Die geregelten Abläufe zum Störungsmanagement sind im Dokument Business Continuity, Incident Response and Disaster Recovery im Kundenpaket beschrieben.

Auf der Kontaktseite finden Sie zuständige Ansprechpartner nach Markt und Thema.