Clex-Datenschutzerklärung (archivierte Version vom 2026-08-04)

Archivierte Version. Dies ist die Datenschutzerklärung, die vom 4. August 2026 bis zum 11. August 2026 galt. Sie wird als Referenz aufbewahrt und ist nicht mehr in Kraft. Die geltende Erklärung finden Sie unter clex.ai/de/legal/privacy-policy/.

Gültig ab: 4. August 2026

Diese Erklärung gilt für die in Abschnitt 2 genannten Clex-Produkte und -Dienste, einschließlich dieser Website. Einzelheiten zum Websitebesuch (Zugriffsprotokolle, Kontaktformular) sind zusätzlich in der Datenschutzerklärung der Website beschrieben.

1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung wird herausgegeben von der Clex A/S, einer dänischen Gesellschaft (CVR 37750840) mit Sitz in Ewaldsgade 9, 1., 2200 Kopenhagen N, Dänemark.

Clex entwickelt sprachtechnologische Schreibunterstützung für den Pflegesektor. Diese Erklärung beschreibt, wie wir mit Informationen umgehen, wenn Sie unsere Produkte und Dienste nutzen.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für alle Clex-Produkte und die Clex-Website:

Die Produkte richten sich an professionelle Pflegekräfte, die Pflegetätigkeiten im elektronischen Dokumentationssystem ihrer Organisation dokumentieren.

Für Clex Keyboard für Android gilt eine eigene, ausführlichere Datenschutzerklärung, die die Android-App Feld für Feld beschreibt: Datenschutzerklärung, Clex Keyboard für Android. Wo beide Erklärungen das Verhalten unter Android unterschiedlich beschreiben, gilt die Android-Erklärung.

3. Unser Ansatz beim Datenschutz

Die Clex-Produkte beruhen auf einer Architektur mit lokaler Verarbeitung und eingebautem Datenschutz:

• Freitext, den Sie eingeben, bleibt auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Browser und wird für Satzvorschläge nie an Clex-Server gesendet.
• Kernfunktionen wie Wortvorschläge, Übersetzung und Vorlesen laufen lokal auf dem Gerät oder im Browser.
• Bei Satzvorschlägen werden nur Piktogramm-IDs und Sprachcodes übertragen.
• Tastenanschläge werden zu keinem Zeitpunkt protokolliert, überwacht oder übertragen.

Zum Warnhinweis bei der Tastaturaktivierung. Wenn Sie Clex Keyboard auf Android oder iOS aktivieren, zeigt das Betriebssystem einen Standardhinweis an, dass die Tastatur möglicherweise alles erfassen kann, was Sie eingeben, einschließlich Passwörtern und Kreditkartennummern. Dieser Hinweis erscheint bei allen Drittanbieter-Tastaturen und ist nicht Clex-spezifisch. Wir sagen es deutlich: Clex Keyboard erfasst, speichert und überträgt keinen eingegebenen Text. Die gesamte Textverarbeitung findet lokal auf Ihrem Gerät statt. Weder Tastenanschläge noch Passwörter oder eingegebene Inhalte verlassen Ihr Gerät über Clex.

4. Welche Daten verarbeitet werden

4.1 Satzvorschläge

Wenn Sie Piktogramme auswählen, um einen Dokumentationssatz zu erzeugen, werden folgende strukturierte Daten an die Clex-API gesendet:

• Piktogramm-IDs
• Die gewählte Sprache für den Satz

Die Anfrage enthält keinen Freitext, keine Tastenanschläge und keine personenbezogenen Daten über Bewohner oder Pflegekräfte. Die API liefert einen generierten Satz zurück, der in das aktive Textfeld eingefügt wird.

4.2 Lizenzierung und Aktivierung

Bei der Aktivierung und der regelmäßigen Validierung wird ein Lizenztoken an den Clex-Lizenzdienst gesendet. Das Token dient ausschließlich der Autorisierung und enthält keine personenbezogenen Daten über Endnutzer.

4.3 Betriebsüberwachung

Um die Zuverlässigkeit des Dienstes zu sichern, erheben wir aggregierte Betriebskennzahlen:

• Tägliche Zahl von Fehlern, Timeouts und Sitzungen
• App-Version und allgemeine Gerätekategorie

Diese Daten sind aggregiert und enthalten keine Einzelereignisse, keine Stacktraces, keinen Freitext und keine Gerätekennungen, mit denen sich eine Person identifizieren ließe.

4.4 Lokale Funktionen (kein Nutzertext wird übertragen)

Die folgenden Funktionen laufen lokal auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Browser. Für diese Funktionen wird kein Nutzertext an Clex oder Dritte gesendet:

• Wortvorschläge – laufen lokal auf allen Plattformen.
• Übersetzung – läuft lokal auf allen Plattformen. Sprachressourcen werden einmalig beim ersten Gebrauch heruntergeladen und auf dem Gerät zwischengespeichert.
• Vorlesen – läuft lokal auf allen Plattformen mit Sprachausgabe, die offline funktioniert.

In keinem Download und keiner Netzwerkanfrage zu diesen Funktionen ist Nutzertext enthalten.

4.5 Clex-Website (clex.ai)

Die Website folgt demselben Datenschutzansatz wie die Produkte:

• Keine Cookies. Die Website setzt, liest und benötigt keine Cookies. Ein Cookie-Banner ist nicht erforderlich, weil keine Cookies verwendet werden.
• Kein Tracking, keine Analyse. Die Website nutzt weder Google Analytics noch Facebook Pixel noch andere Tracking- oder Analysedienste. Besucherverhalten wird nicht aufgezeichnet oder profiliert.
• Keine externen Skripte. Sämtliches JavaScript wird von uns selbst gehostet. Es werden keine Skripte Dritter in Ihrem Browser geladen.
• Keine externen Schriften. Alle Schriften werden von uns selbst gehostet. Es gehen keine Anfragen an Google Fonts oder andere externe Schriftdienste.
• Kein lokaler Speicher. Die Website verwendet weder localStorage noch sessionStorage des Browsers.

Kontaktformular. Die Website enthält ein freiwilliges Kontaktformular. Wenn Sie das Formular absenden, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, Unternehmen und Nachricht) per E-Mail an den zuständigen Clex-Marktkontakt zugestellt und ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. Die Daten werden nicht für Marketing, Profilbildung oder andere Zwecke genutzt. Die Bot-Prüfung (Proof-of-Work) läuft in Ihrem Browser und setzt keine Cookies. Für Kontaktformulardaten gilt die in Abschnitt 6 beschriebene Rechtsgrundlage.

5. Was wir nicht erheben

Wir erheben und speichern nicht:

• Text, den Sie in Dokumentationssysteme oder andere Anwendungen eingeben
• Tastenanschläge, Anschlagzeiten oder Eingabemuster
• Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder Gesundheitsdaten irgendeiner Person
• Sprachaufnahmen, Fotos oder andere nutzergenerierte Medien
• Informationen aus den Dokumentationssystemen, in die Text eingegeben wird
• Kontakte, Anruflisten oder Browserverlauf des Geräts
• Nutzungsereignisse auf Einzelebene oder Absturz-Stacktraces

6. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)

Die Clex A/S ist Verantwortliche für die in Abschnitt 4 beschriebenen begrenzten Daten (aggregierte Betriebskennzahlen, Lizenzvalidierung, Satzvorschlagsanfragen und Kontaktformulareinsendungen). Die einführende Organisation (Kommune, Pflegeanbieter oder Arbeitgeber) bleibt Verantwortliche für personenbezogene Daten, die Pflegekräfte in Dokumentationssysteme eingeben. Da Freitext auf dem Gerät oder im Browser bleibt und Satzvorschläge mit Piktogramm-IDs und Sprachcodes arbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen der Organisation und Clex in der Regel nicht erforderlich. Kommt die Organisation zu dem Ergebnis, dass ergänzende Unterlagen nötig sind, unterstützt Clex diese Prüfung.

Weil die Clex-Produkte so gestaltet sind, dass serverseitig möglichst keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist der Umfang der Verarbeitung, die eine Rechtsgrundlage erfordert, begrenzt:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Kontaktformulardaten jederzeit widersprechen und deren Löschung verlangen, indem Sie uns schreiben.

Clex führt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch. Die Produkte erzeugen Satzvorschläge aus Piktogrammauswahl und Sprachcodes; die Pflegekraft liest jeden Vorschlag und entscheidet, ob er verwendet wird. Es werden keine automatisierten Entscheidungen über Personen getroffen und keine Personenprofile erstellt.

7. Datenweitergabe und Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen, vermieten und handeln nicht mit personenbezogenen Daten. Folgende Anbieter sind an der Erbringung des Dienstes beteiligt:

Keine weiteren Drittdienste erhalten im Normalbetrieb Daten aus den Clex-Produkten oder von der Clex-Website. Komponenten auf dem Gerät verarbeiten Daten lokal und übertragen sie nicht an externe Stellen.

8. Infrastruktur und Datenstandort

Die gesamte serverseitige Verarbeitung durch Clex findet auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland statt.

Kernpunkte:

• Alle Produktionsdaten werden innerhalb der EU verarbeitet.
• Es werden keine Daten zur Verarbeitung auf Server außerhalb der EU übertragen.
• Der Datenverkehr läuft ausschließlich über europäische CDN-Standorte, und Besucher-IP-Adressen werden dort anonymisiert, bevor Zugriffsprotokolle geschrieben werden.
• Die Architektur ist darauf ausgelegt, externe Abhängigkeiten zu minimieren und die serverseitige Verarbeitung vollständig in der EU zu halten.

9. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation zwischen den Clex-Produkten und den von Clex verwalteten Servern ist bei der Übertragung verschlüsselt. Die Serverinfrastruktur ist durch branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

Wir setzen wirtschaftlich angemessene Sicherheitsmaßnahmen ein; kein elektronisches Übertragungs- oder Speicherverfahren ist jedoch vollkommen sicher. Absolute Sicherheit können wir nicht garantieren, aber wir gestalten unsere Systeme so, dass von vornherein möglichst wenige Daten exponiert sind.

10. Aufbewahrung

• Aggregierte Betriebskennzahlen werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Überwachung und Fehlerbehebung nötig sind, und danach gelöscht.
• Lizenzvalidierungsdaten werden für die Dauer des Kundenvertrags aufbewahrt.
• Kontaktformulareinsendungen werden aufbewahrt, solange es für Antwort und Nachverfolgung der Anfrage nötig ist, und danach gelöscht.
• Die Produktnutzung wird nur als aggregierte Betriebssummen aufbewahrt, die keine Kennung für eine Person enthalten. Für Clex Keyboard unter Android werden sie 24 Monate nach dem Tag, den sie beschreiben, automatisch gelöscht, und früher, wenn die Organisation es verlangt oder der Vertrag endet. Freitext aus der Produktnutzung wird nie aufbewahrt, weil keiner gesendet wird.

11. Ihre Rechte nach der DSGVO

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Löschung personenbezogener Daten (“Recht auf Vergessenwerden”)
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses

Was wir serverseitig halten, sind aggregierte Nutzungssummen, die keine Kennung für eine Person enthalten. Es gibt daher keine Aufzeichnung, die wir nach Ihnen durchsuchen können, und keinen Anteil daran, den wir als Ihren heraustrennen können. Das ist eine Folge der Bauweise der Systeme und keine Ablehnung. Bei Fragen zu Daten, die wir verarbeiten, kontaktieren Sie uns gern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren - in Deutschland bei der zuständigen Landes- oder Bundesdatenschutzbehörde, in Dänemark bei Datatilsynet:

12. Datenschutz von Kindern

Die Clex-Produkte sind für professionelle Pflegekräfte im organisatorischen Umfeld bestimmt. Sie richten sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Informationen von Kindern unter 16 Jahren.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall aktualisieren wir das Datum am Anfang des Dokuments und veröffentlichen die überarbeitete Fassung auf unserer Website. Wir empfehlen, die Erklärung regelmäßig zu lesen.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Daten erreichen Sie uns hier: