Clex-Datenschutzerklärung (archivierte Version vom 2026-08-18)

Archivierte Version. Dies ist die Datenschutzerklärung, die vom 18. August 2026 bis zum 20. August 2026 galt. Sie wird als Referenz aufbewahrt und ist nicht mehr in Kraft. Die geltende Erklärung finden Sie unter clex.ai/de/legal/privacy-policy/.

Gültig ab: 18. August 2026

Diese Erklärung gilt für die in Abschnitt 2 genannten Clex-Produkte und -Dienste, einschließlich dieser Website. Einzelheiten zum Websitebesuch (Zugriffsprotokolle, Kontaktformular) sind zusätzlich in der Datenschutzerklärung der Website beschrieben. Frühere Fassungen dieser Erklärung sind archiviert: 11. August 2026 und 4. August 2026.

1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung wird herausgegeben von der Clex A/S, einer dänischen Gesellschaft (CVR 37750840) mit Sitz in Ewaldsgade 9, 1., 2200 Kopenhagen N, Dänemark.

Clex entwickelt sprachtechnologische Schreibunterstützung für den Pflegesektor. Diese Erklärung beschreibt, wie wir mit Informationen umgehen, wenn Sie unsere Produkte und Dienste nutzen.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für alle Clex-Produkte und die Clex-Website:

Die Produkte richten sich an professionelle Pflegekräfte, die Pflegetätigkeiten im elektronischen Dokumentationssystem ihrer Organisation dokumentieren.

Für jedes Produkt gilt eine eigene, ausführlichere Datenschutzerklärung, die es Feld für Feld beschreibt: Datenschutzerklärung, Clex Keyboard für Android, Datenschutzerklärung, Clex Keyboard für iOS und Datenschutzerklärung, Clex Web. Wo diese Erklärung und eine Plattform-Erklärung das Verhalten der jeweiligen Plattform unterschiedlich beschreiben, gilt die Plattform-Erklärung.

3. Unser Ansatz beim Datenschutz

Die Clex-Produkte beruhen auf einer Architektur mit lokaler Verarbeitung und eingebautem Datenschutz:

• Der Freitext, den Sie schreiben, bleibt auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Browser. Er wird nicht an Clex gesendet, und wir können ihn nicht lesen.
• Wortvorschläge, Satzvorschläge, Satzkorrektur, Übersetzung, Spracheingabe und Vorlesen laufen alle lokal, mit Sprachmodellen, die auf dem Gerät oder im Browser liegen.
• Was das Gerät verlässt, sind eine Lizenzprüfung, eine tägliche Zählung der Funktionsnutzung und Anfragen nach Modelldateien. Abschnitt 4 nennt jede davon.
• Tastenanschläge werden zu keinem Zeitpunkt protokolliert, überwacht oder übertragen.

Zum Warnhinweis bei der Tastaturaktivierung. Wenn Sie Clex Keyboard auf Android oder iOS aktivieren, zeigt das Betriebssystem einen Standardhinweis an, dass die Tastatur möglicherweise alles erfassen kann, was Sie eingeben, einschließlich Passwörtern und Kreditkartennummern. Dieser Hinweis erscheint bei allen Drittanbieter-Tastaturen und ist nicht Clex-spezifisch. Wir sagen es deutlich: Clex Keyboard erfasst, speichert und überträgt keinen eingegebenen Text. Die gesamte Textverarbeitung findet lokal auf Ihrem Gerät statt. Weder Tastenanschläge noch Passwörter oder eingegebene Inhalte verlassen Ihr Gerät über Clex.

4. Welche Daten verarbeitet werden

4.1 Lizenzierung und Aktivierung

Bei der Aktivierung und der regelmäßigen Validierung wird ein Lizenztoken an den Clex-Lizenzdienst gesendet. Das Token dient ausschließlich der Autorisierung und enthält keine personenbezogenen Daten über Endnutzer.

4.2 Nutzungsmessungen

Um die Produkte zuverlässig zu halten und zu wissen, welche Funktionen genutzt werden, sendet jede App und jede Browser-Erweiterung einen Bericht pro Tag der Nutzung. Ein Bericht enthält: den Kalendertag, den er beschreibt, die App-Version, gekürzt auf die ersten beiden Zahlen, die Sprache der Oberfläche (Dänisch, Schwedisch, Englisch oder Deutsch; jede andere Sprache wird als “none” gemeldet), drei feste Bezeichnungen für das Berichtsformat, das Produkt und die Plattform, eine zufällige Berichtsnummer, die nur dazu dient, dass ein erneut hochgeladener Bericht nicht doppelt gezählt wird, und eine Reihe von Zählern, die jeweils erfassen, wie oft eine Funktion an diesem Tag genutzt wurde oder fehlschlug.

Ein Bericht enthält nie das, was Sie geschrieben haben, nicht die App oder Website, in der Sie geschrieben haben, keine Uhrzeit, keine Zeichenzahl und keine Kennung für Sie, Ihr Gerät oder Ihre Installation. Wenn ein Bericht eintrifft, werden seine Zahlen in eine laufende Tagessumme für Ihre Organisation eingerechnet, und der Bericht selbst wird nicht gespeichert. Antwortzeiten werden als Anzahlen innerhalb fester Bereiche gemeldet, nie als einzelne Messwerte.

Die Plattform-Erklärungen beschreiben die Berichte Feld für Feld. Auf Clex Keyboard für Android lassen sich die Messungen in den Einstellungen der App abschalten; die Android-Erklärung beschreibt den Schalter.

4.3 Herunterladen von Modellen und Sprachen

Die Sprachmodelle, die die lokale Verarbeitung möglich machen, werden von Clex-Servern heruntergeladen, bei der ersten Nutzung einer Sprache oder Funktion und bei Modellaktualisierungen. Diese Anfragen enthalten weder Konto noch Lizenz noch irgendeine Kennung. Wie bei jedem Download kann der ausliefernde Server Ihre IP-Adresse sehen.

4.4 Lokale Funktionen (kein Nutzertext wird übertragen)

Die folgenden Funktionen laufen lokal auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Browser. Für diese Funktionen wird kein Nutzertext an Clex oder Dritte gesendet:

• Wortvorschläge – laufen lokal auf allen Plattformen.
• Satzvorschläge und Satzkorrektur – laufen lokal auf allen Plattformen, mit Sprachmodellen, die auf dem Gerät oder im Browser liegen.
• Übersetzung – läuft lokal auf allen Plattformen. Sprachressourcen werden einmalig beim ersten Gebrauch heruntergeladen und auf dem Gerät zwischengespeichert.
• Vorlesen – läuft lokal auf allen Plattformen mit Sprachausgabe, die offline funktioniert.
• Spracheingabe – läuft lokal auf allen Plattformen. Was Sie sagen, wird von einem Sprachmodell, das auf dem Gerät oder im Browser liegt, in Text umgewandelt und dort eingefügt, wo Sie schreiben. Das Mikrofon wird nur verwendet, während Sie diktieren, und die Aufnahme wird nur während der Umwandlung im Arbeitsspeicher gehalten: Sie wird nie gespeichert, nie hochgeladen und nie an den Sprachdienst der Plattform gesendet. Die Mikrofonberechtigung ist optional, und jedes Produkt funktioniert vollständig ohne sie. Die Produkt-Datenschutzerklärungen beschreiben die Funktion im Detail.

In keinem Download und keiner Netzwerkanfrage zu diesen Funktionen ist Nutzertext enthalten.

4.5 Clex-Website (clex.ai)

Die Website folgt demselben Datenschutzansatz wie die Produkte:

• Ein Cookie, unbedingt erforderlich. Die Website setzt ein einziges Erstanbieter-Cookie, das Ihre Sprachwahl speichert, wie in der Cookie-Richtlinie beschrieben. Es wird kein Einwilligungsbanner angezeigt, weil unbedingt erforderliche Cookies keine Einwilligung benötigen, und andere Cookies gibt es nicht.
• Kein Tracking, keine Analyse. Die Website nutzt weder Google Analytics noch Facebook Pixel noch andere Tracking- oder Analysedienste. Besucherverhalten wird nicht aufgezeichnet oder profiliert.
• Keine externen Skripte. Sämtliches JavaScript wird von uns selbst gehostet. Es werden keine Skripte Dritter in Ihrem Browser geladen.
• Keine externen Schriften. Alle Schriften werden von uns selbst gehostet. Es gehen keine Anfragen an Google Fonts oder andere externe Schriftdienste.
• Kein lokaler Speicher. Die Website verwendet weder localStorage noch sessionStorage des Browsers.

Kontaktformular. Die Website enthält ein freiwilliges Kontaktformular. Wenn Sie das Formular absenden, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail und Nachricht) per E-Mail an den zuständigen Clex-Marktkontakt zugestellt und ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. Die Daten werden nicht für Marketing, Profilbildung oder andere Zwecke genutzt. Die Bot-Prüfung (Proof-of-Work) läuft in Ihrem Browser und setzt keine Cookies. Für Kontaktformulardaten gilt die in Abschnitt 6 beschriebene Rechtsgrundlage.

5. Was wir nicht erheben

Wir erheben und speichern nicht:

• Text, den Sie in Dokumentationssysteme oder andere Anwendungen eingeben oder diktieren
• Den Namen der App oder Website, in der Sie schreiben
• Tastenanschläge, Anschlagzeiten oder Eingabemuster
• Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern oder Gesundheitsdaten irgendeiner Person
• Sprachaufnahmen, Fotos oder andere nutzergenerierte Medien
• Informationen aus den Dokumentationssystemen, in die Text eingegeben wird
• Kontakte, Anruflisten oder Browserverlauf des Geräts
• Nutzungsereignisse auf Einzelebene oder Absturz-Stacktraces
• Irgendeine Kennung für Sie, Ihr Gerät oder Ihre Installation

6. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)

Die Clex A/S ist Verantwortliche für die in Abschnitt 4 beschriebenen begrenzten Daten (Lizenzvalidierung, tägliche Nutzungsmessungen, Herunterladen von Modellen und Sprachen sowie Kontaktformulareinsendungen). Die einführende Organisation (Kommune, Pflegeanbieter oder Arbeitgeber) bleibt Verantwortliche für personenbezogene Daten, die Pflegekräfte in Dokumentationssysteme eingeben. Diese erhalten wir nie: Der Freitext bleibt auf dem Gerät oder im Browser, und die Schreibfunktionen laufen dort. Was wir verarbeiten, sind unsere eigenen Summen auf Organisationsebene, die keine Kennung für eine Person enthalten und für die Clex Verantwortliche ist. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen der Organisation und Clex ist deshalb in der Regel nicht erforderlich. Kommt die Organisation zu dem Ergebnis, dass ergänzende Unterlagen nötig sind, unterstützt Clex diese Prüfung.

Weil die Clex-Produkte so gestaltet sind, dass serverseitig möglichst keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist der Umfang der Verarbeitung, die eine Rechtsgrundlage erfordert, begrenzt:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Kontaktformulardaten jederzeit widersprechen und deren Löschung verlangen, indem Sie uns schreiben.

Clex führt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch. Die Produkte schlagen Satzentwürfe und Korrekturen vor, die auf dem Gerät erzeugt werden; die Pflegekraft liest jeden Vorschlag und entscheidet, ob er verwendet wird. Es werden keine automatisierten Entscheidungen über Personen getroffen und keine Personenprofile erstellt.

7. Datenweitergabe und Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen, vermieten und handeln nicht mit personenbezogenen Daten. Folgende Anbieter sind an der Erbringung des Dienstes beteiligt:

Keine weiteren Drittdienste erhalten im Normalbetrieb Daten aus den Clex-Produkten oder von der Clex-Website. Komponenten auf dem Gerät verarbeiten Daten lokal und übertragen sie nicht an externe Stellen.

8. Infrastruktur und Datenstandort

Die gesamte serverseitige Verarbeitung durch Clex findet auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland statt.

Kernpunkte:

• Alle Produktionsdaten werden innerhalb der EU verarbeitet.
• Es werden keine Daten zur Verarbeitung auf Server außerhalb der EU übertragen.
• Der Datenverkehr läuft ausschließlich über europäische CDN-Standorte, und Besucher-IP-Adressen werden dort anonymisiert, bevor Zugriffsprotokolle geschrieben werden.
• Die Architektur ist darauf ausgelegt, externe Abhängigkeiten zu minimieren und die serverseitige Verarbeitung vollständig in der EU zu halten.

9. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation zwischen den Clex-Produkten und den von Clex verwalteten Servern ist bei der Übertragung verschlüsselt. Die Serverinfrastruktur ist durch branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

Wir setzen wirtschaftlich angemessene Sicherheitsmaßnahmen ein; kein elektronisches Übertragungs- oder Speicherverfahren ist jedoch vollkommen sicher. Absolute Sicherheit können wir nicht garantieren, aber wir gestalten unsere Systeme so, dass von vornherein möglichst wenige Daten exponiert sind.

10. Aufbewahrung

• Nutzungssummen enthalten keine Kennung für eine Person und werden 24 Monate nach dem Tag, den sie beschreiben, automatisch gelöscht, und früher, wenn die Organisation es verlangt oder der Vertrag endet. Einzelne Berichte werden nie aufbewahrt: Die Zahlen eines Berichts werden bei der Ankunft in die Summe der Organisation eingerechnet, und der Bericht selbst wird nicht gespeichert.
• Lizenzvalidierungsdaten werden für die Dauer des Kundenvertrags aufbewahrt.
• Kontaktformulareinsendungen werden aufbewahrt, solange es für Antwort und Nachverfolgung der Anfrage nötig ist, und danach gelöscht.
• Freitext aus der Produktnutzung liegt nie auf Clex-Servern, weil er nie dorthin gesendet wird.

11. Ihre Rechte nach der DSGVO

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Löschung personenbezogener Daten (“Recht auf Vergessenwerden”)
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses

Was wir serverseitig halten, sind aggregierte Nutzungssummen, die keine Kennung für eine Person enthalten. Es gibt daher keine Aufzeichnung, die wir nach Ihnen durchsuchen können, und keinen Anteil daran, den wir als Ihren heraustrennen können. Das ist eine Folge der Bauweise der Systeme und keine Ablehnung. Widersprechen Sie den Nutzungsmessungen, handeln wir dort, wo die Daten vorliegen: Ihre Organisation kann verlangen, dass sämtliche ihr zugehörigen Summen gelöscht werden, und das tun wir auf Anfrage. Bei Fragen zu Daten, die wir verarbeiten, kontaktieren Sie uns gern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei Ihrer Aufsichtsbehörde zu beschweren:

12. Datenschutz von Kindern

Die Clex-Produkte sind für professionelle Pflegekräfte im organisatorischen Umfeld bestimmt. Sie richten sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Informationen von Kindern unter 16 Jahren.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall aktualisieren wir das Datum am Anfang des Dokuments und veröffentlichen die überarbeitete Fassung auf unserer Website. Frühere Fassungen bleiben verfügbar: Die ab dem 11. August 2026 gültige Fassung ist hier archiviert, die ab dem 4. August 2026 gültige Fassung hier. Wir empfehlen, die Erklärung regelmäßig zu lesen.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Daten erreichen Sie uns hier: