I Sverige ser situationen annorlunda ut än i Danmark. Nya socialtjänstlagen (2025:400) trädde i kraft 2025-07-01 och höjer dokumentationskraven: handläggning av enskilda ärenden och genomförande av åtgärder ska som huvudregel dokumenteras, och uppgifter ska bevaras i fem år. Samtidigt bedömer Socialstyrelsen att svensk äldreomsorg kan sakna omkring 50 000 medarbetare 2030. Fler obligatoriska anteckningar per arbetspass, färre personer på arbetspasset: det är dokumentationstiden per anteckning som behöver kortas. Clex är byggt just för att korta den tiden.
Lagen på en mening
Nya socialtjänstlagen (2025:400) ersatte 2001 års version den 1 juli 2025. Den praktiska konsekvensen för ett dokumentationsverktyg ligger i den utvidgade dokumentationsskyldigheten: varje enskilt ärende och varje genomförd åtgärd ska som huvudregel dokumenteras, med en bevarandetid på fem år. Lagen bygger på individens rättigheter och på IBIC-strukturen (Individens behov i centrum) - det dokumentationsramverk som kommunal äldreomsorg redan arbetar utifrån.
Dubbla utmaningar
- Dokumentationstiden per medarbetare stiger. Fler ärenden dokumenteras, fler åtgärder dokumenteras, samma passlängd.
- Belastningen per medarbetare stiger. Befolkningen över 80 år växer 38 % till 2033; antalet undersköterskor minskade 4,5 % under 2022 och fortsätter minska.
- Över hälften av Sveriges kommuner drogs med allvarlig personalbrist sommaren 2025 som påverkade vårdkvaliteten (Socialstyrelsens Lägesrapport 2025).
Mer rekrytering löser inte det problemet. Tiden per anteckning måste ner utan att kvaliteten per anteckning går ner - och utan att anteckningen tappar sin IBIC-struktur. Ett verktyg som sparar tid genom att producera mindre specifika anteckningar är värdelöst här; IBIC och IVO-tillsyner kräver tydlighet. Ett verktyg som sparar tid genom att producera alltför allmänt hållna anteckningar är direkt skadligt; det producerar anteckningar som inte godtas i domstol eller inför en IVO-inspektör.
Hur Clex kortar tid per anteckning utan att ge avkall på anteckningskvaliteten
Clex är ett tangentbord på Android och iOS och ett webbläsartillägg i Chrome och Edge. Hela vägen från piktogram till färdig mening bygger på det fackspråk som svensk äldreomsorg kräver:
- IBIC-baserade piktogram. Kroppsdelar, tillstånd och vårdsituationer är indelade efter de domäner som IBIC-strukturen bygger på - personlig vård, förflyttning, nutrition, sociala relationer med mera.
- Fackspråksanpassade meningsförslag. Den föreslagna meningen är saklig, neutral och faktabaserad - det språk som tål granskning, inte talspråklig svenska.
- Uppläsning på enheten. Anteckningen läses upp innan den sparas. Då märker man om meningen är grammatiskt korrekt men ändå felaktig ur IBIC-synvinkel - en i övrigt välformulerad mening som inte återger vad som faktiskt hände - innan den når journalen.
- Översättning till medarbetarens modersmål. För vårdpersonal som inte har svenska som modersmål visar översättningen på enheten samma mening på det egna språket, så att medarbetaren kan kontrollera att anteckningen stämmer med det som faktiskt hände.
Clex kortar dokumentationstiden utan att öka textmängden. Varje förslag är en mening i det fackspråk journalen kräver; varje förslag håller sig till det piktogram medarbetaren valde. Clex producerar inte långa berättande texter som sedan behöver kortas ned. Tiden som sparas kommer inte från kortare anteckningar - den kommer från den tid man lägger på att formulera varje anteckning utan hjälpmedel.
Vad det betyder för en upphandling 2026
Svensk kommunal upphandling av skrivstöd 2026 ställs inför två krav som båda gäller: mer dokumentation krävs, och färre personer finns för att skriva den. Verktyg som kortar skrivtiden för långa texter med ungefär 20 % räcker inte ensamma för att fylla den luckan. Sådana verktyg är värda att utvärdera. Clex tillhör den andra kategorin.
Ett upphandlingskriterium som “verktyget minskar skrivtiden och ändå följer IBIC-strukturen” det klarar Clex. Ett kriterium som “verktyget fungerar för flerspråkig personal utan att innebörden förvanskas i översättningen” det klarar Clex. Ett kriterium som “verktyget fungerar utan att skicka fritext till en molntjänst” det klarar Clex. Dessa tre kriterier är rimliga krav att ställa vid upphandling av äldreomsorgsverktyg 2026.
Källor
- Sveriges Riksdag, Socialtjänstlag (2025:400).
- Socialstyrelsen, Lägesrapport äldreomsorg 2025.
- Socialstyrelsens prognoser för arbetskraft och rekrytering 2023-2033.
Mer information
För de femton vanligaste frågorna för upphandlare, dataskyddsombud och IT-ansvariga, se FAQ. För upphandlingsdokumenten, se sidan om regelefterlevnad. För ett samtal, hör av dig via kontaktsidan. Clex Sweden AB, org.nr 559544-8001, Sverige.